Menikö viesti perille – Onko yhdistysviestinnästä hyötyä jäsenelle?

Yhdistysten viestintä on tärkeä osa niiden toimintaa. Se auttaa yhdistystä pysymään yhteydessä jäsenistöönsä ja tarjoamaan jäsenille tärkeitä tietoja ja uutisia. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä voi myös auttaa lisäämään jäsenten sitoutumista ja lisäämään yhdistyksen näkyvyyttä yhteisössä.

– Nykypäivänä vaaditaan viestinnältä aktiivista otetta ja oikea-aikaisuutta. Nykyään osataan ehkä vaatiakin enemmän tietoa siitä, mihin kerätyt jäsenmaksurahat yhdistyksissä käytetään ja miten minä voin jäsenenä siihen vaikuttaa. Avoin viestintä luo muun muassa turvaa siitä, että yhdistysten varallisuutta käytetään asiallisesti, pohtii Lounais-Suomen poliisiyhdistyksen puheenjohtaja Janne Laine.

On tärkeää, että yhdistys viestii jäsenilleen selkeällä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Viestit on räätälöitävä vastaamaan jäsenten tarpeita ja kiinnostuksen kohteita, ja niiden on oltava oikea-aikaisia. Jos yhdistyksen viestintää ei koeta merkitykselliseksi, kotisivuille ei viitsitä kirjautua tai viestintäalustat koetaan liian hankalaksi käyttää, vaikeutuu tiedonkulku yhdistyksen ja jäsenten välillä. Monet yhdistykset kohtaavat saman haasteen: jäsenistön aktiivisen osallistumisen puutteen yhdistyksen viestinnän parissa.

Yhdistysten viestintä ei rajoitu vain sähköposteihin ja kotisivuihin. Nykypäivänä sosiaalinen media tarjoaa uusia mahdollisuuksia jäsenten tavoittamiseen ja yhteisön rakentamiseen. On luonnollista, että jäsenet ovat aktiivisia sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi Facebookissa ja Instagramissa. Jokainen yhdistys arvioi viestintää omien tarpeidensa pohjalta. Oman yhdistyksen tapaan viestiä kannattaakin siis tutustua, jotta oikea tieto tavoittaisi oikeat ihmiset. 

Laine selvittää Lounais-Suomen tilaa:

– Minulla on tapana laittaa jäsenistölle neljä kertaa vuodessa ajankohtaistietoa yhdistyksen toiminnasta ja siitä, mihin suuntaan yhdistyksen toimintaa viedään ja kehitetään. Kevät- ja syyskokousten jälkeen kirjoitan pöytäkirjan saatteeksi puheenjohtajan/hallituksen kuulumiset. Lisäksi viestin vuoden mittaan asioista, jotka ovat tavalla tai toisella pinnalla ja jolla voi olla jäsenillemme merkitystä. Viestintä ja sen aktiivisuus on saanut kiitosta.

Jotkin yhdistykset kamppailevat laajojen alueiden ja osastojen kanssa, tällöin viestin saapuminen jäsenille varmistuu hieman järeämmin järjestelmin. Ja jäsenen oma vastuu korostuu.

– Valtakunnallisen yhdistyksen viestinnän vaatimusten vuoksi meillä on alueittain yhdyshenkilöitä, joiden kautta tietoa välitetään. Heidän kauttaan hallitus viestii jäsentiedotteella neljännesvuosittain sekä muutenkin tarvittaessa koko jäsenistölle lähtevillä sähköposteilla. Jäsenelle tulee oma vastuu lukea viestit; kaikkien viestien lukeminen olisi tärkeää, koska niistä saa ajankohtaista tietoa yhdistyksen toiminnasta, Suomen poliisihallinnon henkilöstö SPH ry:n viestintävastaava Jaana Varila kertoo. 

SPH:n hallituksen tiedotteet tallennetaan myös yhdistyksen verkkosivuille. 

– Meille niin sanottu face-to-face -tiedonjako on hankalampaa kuin paikallisesti toimivilla yhdistyksillä, Varila jatkaa.

Vuoropuhelua ja yhteisön rakentamista

Yhdistysten viestinnän kehittämisessä on myös tärkeää ottaa huomioon teknologinen kehitys ja jäsenten sekä yhdistyksen tarpeet ja resurssit. 

– Meillä Lounais-Suomessa viestintä tapahtuu pääosin virka­sähköpostien kautta lähetetyistä ryhmäviesteistä, koska tavoitettavuus on niiden kautta ylivoimaisesti paras. Yhdistykselle on tulossa uudet kotisivut tiedon jakamista varten, mutta uskon sen palvelevan paremmin lomakotitoimintaa, Laine kertoo. 

Jäsenen tiedonsaannin kannalta on siis myös hyvä tietää ja tiedottaa, mistä kaikkein ajankohtaisimmat uutiset löytyvät.

Viestintä ei ole yksisuuntainen prosessi tai pelkästään tiedon jakamista, vaan myös vuoropuhelua ja yhteisön rakentamista. Jäsen voi vaikuttaa oman yhdistyksensä viestintään antamalla rohkeasti palautetta ja esittämällä toiveita. Keskustelu ja vuorovaikutus jäsenistön kanssa auttavat yhdistystä kehittämään parempaa viestintää ja lisäämään jäsenten tyytyväisyyttä yhdistyksen toimintaan. Kun yhdistys panostaa viestintäänsä ja tekee sen helpoksi ja houkuttelevaksi jäsenille, se luo vahvempaa yhteisöä ja lisää osallistumista.

Jokaisella jäsenellä on oikeus saada tietoa yhdistyksen toiminnasta ja mahdollisuus vaikuttaa siihen. Toisaalta jäsenelle muodostuu velvollisuus seurata yhdistyksen viestintää niillä kanavilla, joilla se tärkeimmät uutisensa jakaa.

– SPH:lla viestintä on tietyllä tapaa kaksiportaista. Puheenjohtaja ja hallitus tiedottavat alueyhteyshenkilöiden kautta valtakunnallisesti tärkeistä asioista. Lisäksi viestintää on myös alueellisesti esimerkiksi paikallisesti järjestettävistä tilaisuuksista tai jos tapahtuu jotain vain tiettyä aluetta koskevaa. Alueellisesti tiedottavat myös luottamusmiehet. SPH:lla on yhdistyksen nettisivuilla tärkeää tietoa, jonka jäsen voi tarvittaessa näppärästi käydä katsomassa, Varila kertoo.

Jäsenten kuuleminen ja heidän tarpeidensa huomioon otta­minen ovat avaimet menestyksekkääseen viestintään. Yhdistykset kannustavat jäseniä antamaan palautetta ja toivomaan asioita, joita he haluavat nähdä yhdistyksen viestinnässä.

– SPH:lla on vähintään kerran vuodessa päivitettävä jäsen­opas, joka oli aiemmin tarkoitettu vain uudelle jäsenelle, mutta koska siinä on hallituksen jäsenten, alueyhteyshenkilöiden ja luottamusmiesten yhteystiedot ja muutenkin jäsenille hyödyllistä tietoa, niin nykyään se jaetaan päivittämisen jälkeen koko jäsenistölle ja on saatavissa myös nettisivuilta, Varila kuvaa viestinnän kehitystä.

Tiivis viestintä yhdistyksen ja jäsenten välillä auttaa rakentamaan jäsentensä näköisen yhdistyksen. Yhdistykset ovatkin usein valmiita kuuntelemaan ja kehittämään viestintästrategioitaan, jotta jäsenet voivat tuntea olevansa osa elinvoimaista ja tavoitettavaa yhteisöä.

Jäsen, pidäthän siis viestilinjat auki.